PROPÓSITO DEL TRABAJO/RESUMEN

El líder del equipo, Facturación, debe ser una persona altamente responsable, disciplinada, confiable y trabajadora, poseer una perspicacia para lograr el 100% de precisión y debe ser un jugador de equipo y ser capaz de motivar a un equipo para que se desempeñe en su máximo potencial. Debe poder trabajar de forma independiente y mostrar interés en ampliar sus conocimientos contables. Esta persona es la única responsable de todas las actividades de facturación y de la exactitud y puntualidad de las mismas. Esta persona reporta y trabaja bajo la dirección del Contador Jefe. La naturaleza de este trabajo requiere que el titular esté disponible para trabajar según sea necesario fuera del horario laboral normal y/o que sea accesible de forma remota para completar cualquier tarea urgente. Realiza todas las tareas con la máxima confidencialidad.

RESPONSABILIDADES CLAVE
En general:

1. Responsable de extremo a extremo de todo el proceso de facturación y contratos en MBC para todo tipo de facturas y contratos y lidera el equipo de personal de cuentas y analistas de facturación y contratos para garantizar la generación oportuna y precisa de facturas y documentación relacionada y cualquier documento relacionado requerido. informes. Se trata de tareas diarias, semanales y mensuales urgentes que son esenciales para que MBC alcance un alto nivel de satisfacción del cliente.
2. Asiste en el proceso de migración desde cualquier plataforma existente a cualquier nuevo ERP; proporciona ideas y sugerencias para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.
3. Es directamente responsable de mover las Órdenes de Venta cumplidas a través del proceso de Facturación de manera diaria, precisa y oportuna y de garantizar el cumplimiento total de toda la documentación con los precios y las Facturas, a saber. Cotizaciones, Órdenes de Compra, Adjudicaciones de Licitaciones, cualquier cambio a los mismos, Entrada de Órdenes de Venta, Facturación al Cliente. Responsable de enviar estos documentos al Equipo de Logística en los horarios acordados cada día.
4. Garantiza que toda la documentación esté completa y archivada correctamente en el ERP, incluidos los documentos enumerados en "C" arriba y los documentos de prueba de entrega firmados por el cliente y devueltos al ERP por Logística se carguen en las ubicaciones de registro correctas; e informar diariamente sobre cualquier documento de entrega faltante.
5. Supervisa los paneles de flujo de trabajo de todos los miembros del equipo para garantizar que las tareas asignadas se completen dentro de los tiempos de cierre definidos; escala al Gerente según sea necesario.
6. Prepara las facturas de Servicio con precisión en el plazo requerido por el Departamento de Servicio para que las operaciones técnicas no se retrasen por falta de trámites de facturación.
7. Garantiza que todas las consultas sobre contratos se respondan el mismo día, ya sea para clientes externos o internos.
8. Servir de enlace estrecho con todos los demás departamentos para garantizar la finalización oportuna de los insumos para los procesos de facturación y Contratos.
9. Asegura que las tareas de Facturación se sincronicen diariamente con los informes de entrada de mercancías, el Equipo de Pedidos y la asignación a Pedidos de Venta.
10. Directamente responsable de la preparación y presentación precisa de todas las facturas proforma y provisionales, de progreso y finales para la facturación de licitaciones y proyectos, incluida la facturación de todas las sumas de retención.
11. Actualiza la lista de todos los contratos de MBC mensualmente y ordenados por tipos de facturación y estrategia de precios y divisas para tóneres y consumibles
12. Proporciona actualizaciones diarias al jefe de contabilidad y obtiene orientación del jefe de contabilidad.

 

1.  Creación de contratos y facturación: Revisa todas las Órdenes de Venta (SO) y líneas de Contrato y solicitudes en los sistemas Alert y GP/Odoo y prepara todos los Contratos y Facturación mensual en las fechas y horas asignadas o según lo soliciten los clientes: Facturación de Todos los Servicios y Contratos, PC como Servicio ( Facturación PCaaS), facturación de tecnología como servicio (TaaS), contratos de impresora estándar: facturación de arrendamiento, facturas de alquiler, facturas mensuales de MPS y cualquier otra facturación según sea necesario.
2. Prepara y completa toda la Facturación quincenal y mensual, o ciclo acordado por el cliente.
3. Prepara todos los informes relacionados con los contratos y supervisa la gestión del desempeño de todos los contratos, incluidos informes para realizar un seguimiento de la recuperación de activos de los contratos vencidos.
4. Responsable directo de la preparación y presentación de todas las facturas del proyecto en cualquier moneda, incluidas las facturas ProForma, la facturación de progreso y final y la facturación de reclamos de retención.
5. Completa y garantiza que el equipo complete la facturación diaria de ventas por la mañana con precisión antes de las 11:00 a. m. Revise estos para verificar su exactitud y cumplimiento con las Órdenes de Compra.
6. Completa y garantiza que el equipo complete la facturación diaria de ventas por MP con precisión antes de las 4:00 p. m.; revisa estos para verificar su precisión y cumplimiento con las Órdenes de Compra
7. Actualiza y cierra las Órdenes de Venta en Alert/&Odoo diariamente una vez que se completa y factura; garantiza que el equipo de AR tenga acceso completo a la documentación necesaria para AR y Colecciones.
8. Llamadas y seguimiento con clientes externos para asegurar que cualquier omisión de factura o consulta se resuelva el mismo día.
9. Garantiza que la facturación mensual se cierre a las 4:30 p. m. del último día hábil del mes.
10. Asegúrese de que todas las discrepancias/errores relacionados con la información del cliente se envíen al representante de ventas respectivo para su corrección.
11. Garantiza la finalización del archivo diario/semanal/mensual para archivado (electrónico). Guarde las facturas en PDF en la carpeta compartida de facturas de clientes.
12. Garantiza que el área de trabajo esté limpia, segura y en buen estado.
13. Cualesquiera otras funciones relacionadas que en cada momento le sean asignadas.